Academy und Services

Tipps, damit Sie überzeugen

Einfache Tools machen schnell und produktiv

Die Festlegung auf wenige und solche Tools , die eine geringe Einstiegsbarriere haben, erleichtert Teilnehmenden und Moderatoren das Leben. Denn über die Anwendung kommt die Routine. Am Anfang ist man häufig unbeholfen und orientierungslos, sucht nach Funktionen oder ist unsicher im Ablauf. Mit zunehmender Anwendung lernen wir und werden im Einsatz der Tools sicherer und produktiver. Wir empfehlen Dir, Tools zu verwenden, die mit möglichst intuitiv erlernbarer, auf Symbolen und Icons basierender Menüführung glänzen. Das hält den Einstiegs-Aufwand in diversen und in international geprägten Teams gering. Wenn Du mit ihnen eigene Arbeitsvorlagen und Templates integrieren kannst, ist das ein zusätzliches Plus und eine gute Voraussetzung dafür dass der Übergang zum digitalen Arbeiten schnell gelingt. Egal ob Du Teilnehmer oder Moderator bist, mit zunehmender Anwendungssicherheit fühlst Du Dich auch in digitalen Formaten wohl und das merken alle Beteiligten. Übrigens solltest Du auch den Aspekt “Support” im Auge behalten. Wir empfehlen vorzugsweise Tools europäischer Anbieter, bei Cloud-basierten Anwendungen solltest Du darauf achten, dass der Cloud-Server und die vorgenommene Datenverarbeitung DSGVO-konform im europäischen Rechtsraum stattfindet.

Standardisierung und ein guter Support kann es den Teilnehmenden einfacher machen. Denn Übung macht Erfahrung und Erfahrung macht den Meister!

Wer technisch gut ausgestattet ist, hilft auch anderen

Zu einem optimalen Erlebnis gehört eine angemessene Ausstattung am Arbeitsplatz. Viele Funktionen in digitalen Kollaboration-Lösungen sind komfortabler zu bedienen, wenn eine Computer-Maus anstelle des Touchpads verwendet wird. Für ein optimales akkustisches Erlebnis empfielt sich zudem die Verwendung eines Headsets. Für manche Tools ist es sogar Voraussetzung. Denn selbst, wenn Du eine gute Tonqualität hast, kann es passieren, das es für die anderen Teilnehmenden zu störenden Rückkopplungen kommt. Achte als Referent oder Moderator immer darauf, dass Du ein mäßiges Redetempo einhältst und dass sich Dein Mikrofon möglichst nah am Mund befindet. Denn nicht immer ist gewährleistet, dass Kommunikation von der Technik gut übertragen wird. Wenn Du die Möglichkeit hast, solltest Du in eine Doppelmonitor-Lösung investieren. So ausgestattet kannst Du Arbeitsbereiche und Kommunikationsanwendungen oder verschiedene Applikationen auch parallel darstellen und musst nicht zwischen diesen umschalten. Auch hier gilt: Eine standardisierte Arbeitsumgebung macht vieles leichter. Nicht nur für Deinen Systemadministrator sondern auch für das Organisationsteam einer digitalen Veranstaltung.

Technischer Komfort und eine gute Arbeitsumgebung machen den Kopf frei für inhaltliches Arbeiten!

Ohne Stress in’s und im Meeting

Nichts macht Teilnehmenden und Moderatoren mehr Stress, als nicht funktionierende oder nicht beherrschte Technik. Es gilt: Je komplexer das Tool und je weniger Du darüber weißt, desto frühzeitiger solltest Du Dich damit beschäftigen. Achte als Teilnehmender bitte immer auf technische Hinweise des Veranstalters. Häufig werden im Vorfeld Technik-Checks oder günstige Einstiegs-Workshops angeboten. Nimm dieses Angebot wahr. Denn dann kann ein digitaler und insbesondere ein virtueller Workshop zum überraschend positiven Erlebnis werden. Und wenn das aus zeitlichen Gründen mal nicht klappen sollte, dann nutze bitte — sofern vorhanden — angebotene Parallel- oder Breakout-Sessions. So kannst Du schnell und produktiv am Workshopgeschehen teilhaben. Mit Kritik und der wiederholten Äußerung von Problemen solltest Du dich in den Events zurückhalten, denn das kann für alle Beteiligten sehr störend sein und am Ende sogar Dich selbst in ein schlechtes Licht rücken. Also, wenn Du dann doch mal fluchst, dann schalte bitte davor das Mikro auf stumm. Nutze die angebotenen Möglichkeiten, um beim nächsten Mal sicherer zu sein. Und wenn Du Veranstalter bist, dann empfehlen wir Ihnen, im Vorfeld und während der Durchführung entsprechenden Support anzubieten und die Ressourcen dafür einzuplanen.

Goldene Regel: Zuerst die Technik, dann der Kaffee!

Der visuelle Eindruck wirkt überdurchschnittlich

Vergiss nicht, dass Du in digitalen Workshops genau so gesehen wirst, wie in einem Präsenzmeeting. Möglicherweise wird man Dich sogar noch genauer beobachten. Stell Dir vor, Du bist Moderator in einem Fernsehstudio und trittst vor Dein Publikum. Was Du siehst, ist Technik und vielleicht den einen oder anderen im Raum. Du aber wirkst auf alle Zuschauenden. Das heißt jetzt nicht, dass Du dich im Business-Dress vor Deinen Rechner setzen sollten. Achte aber auf angemessene Kleidung. Kleidung, die Du auch tragen würdest, wenn Du dich persönlich mit den Teilnehmenden treffen würdest. Übrigens: Auch in virtuellen Formaten kann es sinnvoll und gewünscht sein, die WebCams zu aktivieren. Denn gerade Avatare tun sich noch etwas schwer mit der Körpersprache und dieses wesentliche Element der Kommunikation wollen wir ja nicht ganz verlieren. Unabhängig davon wollen wir Dich gerne auch als Mensch und Persönlichkeit kennenlernen.

Versuche, Dich so zu pflegen, zu kleiden und zu benehmen, als würdest Du deine Mitteilnehmenden persönlich treffen. Denn auch im digitalen Raum gilt: Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.

Entlasten, verstehen und achtsam sein

In einem professionellen Fersehstudio haben Moderatoren Unterstützung durch erfahrene Techniker und Regisseure. Das schafft ihnen den Freiraum, sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren zu können. In digitalen Workshops liegt die gesamte Aufgabenflut meist in wenigen Händen. Dazu kommt, dass Veranstalter die Arbeitsumgebung der Teilnehmenden nicht kennen und dort häufig eine völlig heterogene Umgebung anzutreffen ist. Wahrnehmungsmöglichkeiten von Moderatoren und Teilnehmenden können eingeschränkt, mindestens aber anders sein. Während in Präsenzworkshops Beiträge von Beteiligten und Arbeitsinhalte problemlos parallel erfasst und “verarbeitet” werden können, sind wir in der digitalen Welt schnell “lost”. Wir hören nicht, was hinter uns, links oder rechts passiert, weil es “hinter uns” etc. nicht gibt. Da häufig mit stummgeschalteten Mikrofonen gearbeitet wird, sind Moderatoren darauf angewiesen, dass sich Teilnehmende aktiv bemerkbar machen, wenn Sie den Faden verloren haben oder inhaltliche Fragen haben. Die Konzentration auf die Technik, den Inhalt, die didaktische Vorgehensweise und die “Beiträge” der Teilnehmenden können alle schnell überfordern. Insbesondere dann, wenn es unterschiedliche Geschwindigkeiten und Reifegrade im Team gibt. Achte deshalb auf ein für alle angemessenes Tempo, wenn möglich auf homogene Vorkenntnisse, ja definiere bei Bedarf Zugangsvoraussetzungen. Und bitte: Helft Euch gegenseitig, damit Euer Workshop ein voller Erfolg wird.

Setze, wo sinnvoll, Zugangsvoraussetzungen fest. Ein guter Workshop kann nur gelingen, wenn die Vorbereitung und Qualifizierung aller Teilnehmenden gesichert ist.

Störendes und Vertrauliches muss “draußen” bleiben

In Zeiten von Homeschooling und Homeoffice ist es für viele schon schwer genug, ein Plätzchen zu finden, an dem er oder sie sich in Ruhe und mit der notwendigen Konzentration an einem digitalen Event beteiligen kann. Jeder hat für diese besondere Situation Verständnis und dennoch gilt es gerade deshalb, bestimmte Grundsätze einzuhalten, damit ein Event geordnet ablaufen kann. Sofern also kein akkustischer Beitrag geleistet werden muss, empfehlen wir: Mikrofon aus! Dann bleiben auch unerwünschte Nebengeräusche draußen. Achte außerdem bei eingeschalteter WebCam auf einen virtuellen oder verwaschenen Hintergrund. Die meisten gängigen Tools bieten diese Funktion von Hause aus an. Denn manchmal hängt hinter Dir das Flipchart der letzen Strategiesitzung oder anderes Vertrauliches. Und wenn Du von Zuhause arbeitest, solltest Du dir gut überlegen, wieviel Deiner Privatsphäre Du preisgeben willst. Übrigens: Für die Aufzeichnung und Veröffentlichung eines Events müssen alle Teilnehmenden ihr Einverständnis erteilt haben. Das sollte vorzugsweise schriftlich erfolgen. Achte darauf, dass über die Veranstaltung keine zusätzlichen personenbezogenen Daten ausgetauscht werden, wenn diese aufgezeichnet wird. Müssen trotzdem Daten ausgetauscht werden, so sollte dies separat durchgeführt werden.

Achte auf Deinen Hintergrund, auf den Datenschutz und insbesondere auf die Einwilligungspflicht, wenn Du aufzeichnest!

Mit gegenseitiger Unterstützung geht es doppelt gut

In aller Regel helfen Dir sowohl der Moderator als auch versierte Teilnehmende gerne, wenn’s zwischendurch mal ruckelt. Wir sind diverse Teams und kommen mit unterschiedlichen Vorkenntnissen und Affinitäten mit dieser Technik und ihren vielfältigen Möglichkeiten zusammen. Wenn Du unsicher bist, dann frag doch, ob Du gemeinsam mit einem Kollegen oder einer Kollegin von einem Arbeitsplatz aus teilnehmen kannst. Das ist meistens überhaupt kein Problem. Denkt nur daran, das Mikrofon abzuschalten, wenn ihr Euch gegenseitig coacht.

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen!

Fallback-Szenario entwickeln

Was tun, wenn eine Veranstaltung trotz intensiver und sorgfältiger Planung so nicht durchführbar ist? Was sind die Kriterien für einen endgültigen Abbruch und gibt es alternative technische Setups, die schnell aktiviert werden können?

Mach Dir als Beteiligter einer digitalen Veranstaltung immer bewusst, dass Störungen bei einem Anbieter von Netzinfrastruktur oder andere unvorhersehbare Umstände, wie Stromausfall oder schlicht ein Feueralarm einer Veranstaltung den “Todesstoß” versetzen können. Das ist insbesondere dann ärgerlich, wenn Teilnehmende für den Eintritt zur Veranstaltung bezahlt haben. Schnell stellt sich dann die Frage nach Schadenersatz oder es stehen Rückforderungen von Teilnehmerbeiträgen im Raum. Plane auch deshalb, wie Du mit solchen Situationen umgehen willst und insbesondere, über welche Kommunikationskanäle Du bei Störungen Deine Teilnehmenden erreichst und über den weiteren Ablauf informieren kannst.

Das Wichtigste an einem Fallback-Szenario ist der alternative Kommunikationskanal!

So einfach wie möglich, so komplex wie nötig

Am Beispiel von Gruppenarbeiten wird deutlich, wie sich digitale Formate von Präsenzformaten unterscheiden: Während Du in einem Präsenzmeeting nur wenige Schritte gehen musst, um zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen zu wechseln und spontan Klärungsgespräche zu beginnen, musst Du in digitalen Meetings zunächst technische Hürden überwinden — und kennen.

Vermeide es deshalb, zu viele Tools gleichzeitig oder in Kombination zu verwenden. Nimm Komplexität aus der Veranstaltung. Bereite Inhalte und Methoden einfach auf und setze zur Unterstützung Co-Moderatoren ein, die dann helfen können, wenn mehrere Gruppen gleichzeitig begleitet werden müssen. Nutze Tools, die es Dir ermöglichen, dass einzelne Gruppen ungestört voneinander inhaltlich arbeiten können und die ein entsprechendes Zeitmanagement für Gruppenarbeit an Bord haben.

Achte auf eine gute Funktionalität für Zeitmanagement und Gruppenarbeit und verwende möglichst wenige Tools gleichzeitig oder in Kombination!

Spielerische Umgebungen wollen erkundet sein

Einige Tools entführen die Teilnehmenden in eine neue Welt, die erkundet werden will. Wenn man mit solchen Formaten zum ersten Mal arbeitet, vergisst man schnell den eigentlichen Sinn der Veranstaltung und wird zum “Explorer”. Als Veranstalter eines solchen Formats ist es wichtig, diesem Erkundungsdrang und dem spielerischen Einstieg den nötigen Freiraum zu geben. Dann können sich alle zum Beginn eines Workshops oder eines Events wieder auf den tatsächlichen Sinn konzentrieren. Trotzdem braucht es insbesondere in diesen Formaten klare Regeln und eine Funktionalität im Tool, die es ermöglicht, wieder zu einem disziplinierten Ablauf und zur Arbeit an den eigentlichen Themen zurückkehren.

Spielerische Lern- und Arbeitsumgebungen sind kurzweilig und faszinierend. Dennoch braucht es gerade hier klare Regeln und “Ordner” für deren Einhaltung!

Abwechslung und Mehrwert sind die Erfolgsfaktoren

Genauso wie in Präsenzveranstaltungen kippen Deinen Teilnehmern schnell die Augen zu, wenn es langweilig wird oder zu viel Information frontal vermittelt wird. Und meistens bekommst Du davon gar nichts mit. Sorge für den richtigen Mix aus Informationsaustausch, Workshoparbeit und Regenerationsphasen, auch über virtuelles Entertainment. Schaffe die Möglichkeit, dass auch im virtuellen Raum Netzwerken und Diskutieren am Rand möglich ist. Für viele Menschen war und ist das in Präsenzveranstaltungen einer der wesentlichen Motivationsgründe, teilzunehmen.

Das Ergebnis und der Nutzen Ihres Events müssen stimmen. Abwechslung und Mehrwert helfen Dir, die Teilnehmer zu aktivieren!

Rekapitulieren und Feedback nutzen

Das Tolle an bestimmten digitalen Formaten ist, dass Du allen auch sofort die Möglichkeit für Feedback bieten kannst. Vergiss den verschickten und mühsam ausgewerteten Fragebogen. Nutze die Möglichkeiten moderner Tools, schnell und barrierefrei Meinungen, Bewertungen und Ideen einzusammeln. Frage ab, was Du beim nächsten Mal verbessern kannst und was unbedingt beibehalten werden soll. Sammle und strukturiere digital Ideen und gib die Möglichkeit, diese zu bewerten. Daraus kannst Du dich toll inspirieren lassen und Deinen nächsten digitalen Event noch besser vorbereiten. Beziehe Deine organisatorischen Erfahrungswerte ein und verfeinere Abläufe und Inhalte. Was lief gut, was kann man verbessern? Lässt sich Technik optimieren oder kann durch ein anderes Setup zusätzlicher Mehrwert generiert werden? Apropos Mehrwert: Dieser entsteht vor allem auch für die Teilnehmenden. Nämlich dadurch, dass Du allen im Nachgang eines Events den Zugang zum Erarbeiteten problemlos und unbefristet ermöglichen kannst. Mit aktuellen Tools ist es ein Einfaches, in kleineren Teams oder als gesamte Organisation jederzeit Arbeitsergebnisse weiterzuentwickeln und in ganz konkrete Projekte zu überführen.

Nach der Show ist vor der Show! Nie war es einfacher, Feedback zu bekommen und mit den Inhalten weiterzuarbeiten.

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