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Tipps, damit Sie überzeugen

Einfache Tools machen schnell und produktiv

Die Fest­le­gung auf weni­ge und sol­che Tools , die eine gerin­ge Ein­stiegs­bar­rie­re  haben, erleich­tert Teil­neh­men­den und Mode­ra­to­ren das Leben. Denn über die Anwen­dung kommt die Rou­ti­ne. Am Anfang ist man häu­fig unbe­hol­fen und ori­en­tie­rungs­los, sucht nach Funk­tio­nen oder ist unsi­cher im Ablauf. Mit zuneh­men­der Anwen­dung ler­nen wir und wer­den im Ein­satz der Tools siche­rer und pro­duk­ti­ver. Wir emp­feh­len Dir, Tools zu ver­wen­den, die mit mög­lichst intui­tiv erlern­ba­rer, auf Sym­bo­len und Icons basie­ren­der Menü­füh­rung glän­zen. Das hält den Ein­stiegs-Auf­wand in diver­sen und in inter­na­tio­nal gepräg­ten Teams gering. Wenn Du mit ihnen eige­ne Arbeits­vor­la­gen und Tem­pla­tes inte­grie­ren kannst, ist das ein zusätz­li­ches Plus und eine gute Vor­aus­set­zung dafür dass der Über­gang zum digi­ta­len Arbei­ten schnell gelingt. Egal ob Du Teil­neh­mer oder Mode­ra­tor bist, mit zuneh­men­der Anwen­dungs­si­cher­heit fühlst Du Dich auch in digi­ta­len For­ma­ten wohl und das mer­ken alle Betei­lig­ten. Übri­gens soll­test Du auch den Aspekt “Sup­port” im Auge behal­ten. Wir emp­feh­len vor­zugs­wei­se Tools euro­päi­scher Anbie­ter, bei Cloud-basier­ten Anwen­dun­gen soll­test Du dar­auf ach­ten, dass der Cloud-Ser­ver und die vor­ge­nom­me­ne Daten­ver­ar­bei­tung DSGVO-kon­form im euro­päi­schen Rechts­raum stattfindet.

Stan­dar­di­sie­rung und ein guter Sup­port kann es den Teil­neh­men­den ein­fa­cher machen. Denn Übung macht Erfah­rung und Erfah­rung macht den Meister!

Wer technisch gut ausgestattet ist, hilft auch anderen

Zu einem opti­ma­len Erleb­nis gehört eine ange­mes­se­ne Aus­stat­tung am Arbeits­platz. Vie­le Funk­tio­nen in digi­ta­len Kol­la­bo­ra­ti­on-Lösun­gen sind kom­for­ta­bler zu bedie­nen, wenn eine Com­pu­ter-Maus anstel­le des Touch­pads ver­wen­det wird. Für ein opti­ma­les akkus­ti­sches Erleb­nis emp­fielt sich zudem die Ver­wen­dung eines Head­sets. Für man­che Tools ist es sogar Vor­aus­set­zung. Denn selbst, wenn Du eine gute Ton­qua­li­tät hast, kann es pas­sie­ren, das es für die ande­ren Teil­neh­men­den zu stö­ren­den Rück­kopp­lun­gen kommt. Ach­te als Refe­rent oder Mode­ra­tor immer dar­auf, dass Du ein mäßi­ges Rede­tem­po ein­hältst und dass sich Dein Mikro­fon mög­lichst nah am Mund befin­det. Denn nicht immer ist gewähr­leis­tet, dass Kom­mu­ni­ka­ti­on von der Tech­nik gut über­tra­gen wird. Wenn Du die Mög­lich­keit hast, soll­test Du in eine Dop­pel­mo­ni­tor-Lösung inves­tie­ren. So aus­ge­stat­tet kannst Du Arbeits­be­rei­che und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­wen­dun­gen oder ver­schie­de­ne Appli­ka­tio­nen auch par­al­lel dar­stel­len und musst nicht zwi­schen die­sen umschal­ten. Auch hier gilt: Eine stan­dar­di­sier­te Arbeits­um­ge­bung macht vie­les leich­ter. Nicht nur für Dei­nen Sys­tem­ad­mi­nis­tra­tor son­dern auch für das Orga­ni­sa­ti­ons­team einer digi­ta­len Veranstaltung.

Tech­ni­scher Kom­fort und eine gute Arbeits­um­ge­bung machen den Kopf frei für inhalt­li­ches Arbeiten!

Ohne Stress in’s und im Meeting

Nichts macht Teil­neh­men­den und Mode­ra­to­ren mehr Stress, als nicht funk­tio­nie­ren­de oder nicht beherrsch­te Tech­nik. Es gilt: Je kom­ple­xer das Tool und je weni­ger Du dar­über weißt, des­to früh­zei­ti­ger soll­test Du Dich damit beschäf­ti­gen. Ach­te als Teil­neh­men­der bit­te immer auf tech­ni­sche Hin­wei­se des Ver­an­stal­ters. Häu­fig wer­den im Vor­feld Tech­nik-Checks oder güns­ti­ge Ein­stiegs-Work­shops ange­bo­ten. Nimm die­ses Ange­bot wahr. Denn dann kann ein digi­ta­ler und ins­be­son­de­re ein vir­tu­el­ler Work­shop zum über­ra­schend posi­ti­ven Erleb­nis wer­den. Und wenn das aus zeit­li­chen Grün­den mal nicht klap­pen soll­te, dann nut­ze bit­te — sofern vor­han­den — ange­bo­te­ne Par­al­lel- oder Brea­k­out-Ses­si­ons. So kannst Du schnell und pro­duk­tiv am Work­shop­ge­sche­hen teil­ha­ben. Mit Kri­tik und der wie­der­hol­ten Äuße­rung von Pro­ble­men soll­test Du dich in den Events zurück­hal­ten, denn das kann für alle Betei­lig­ten sehr stö­rend sein und am Ende sogar Dich selbst in ein schlech­tes Licht rücken. Also, wenn Du dann doch mal fluchst, dann schal­te bit­te davor das Mikro auf stumm. Nut­ze die ange­bo­te­nen Mög­lich­kei­ten, um beim nächs­ten Mal siche­rer zu sein. Und wenn Du Ver­an­stal­ter bist, dann emp­feh­len wir Ihnen, im Vor­feld und wäh­rend der Durch­füh­rung ent­spre­chen­den Sup­port anzu­bie­ten und die Res­sour­cen dafür einzuplanen.

Gol­de­ne Regel: Zuerst die Tech­nik, dann der Kaffee!

Der visuelle Eindruck wirkt überdurchschnittlich

Ver­giss nicht, dass Du in digi­ta­len Work­shops genau so gese­hen wirst, wie in einem Prä­senz­mee­ting. Mög­li­cher­wei­se wird man Dich sogar noch genau­er beob­ach­ten. Stell Dir vor, Du bist Mode­ra­tor in einem Fern­seh­stu­dio und trittst vor Dein Publi­kum. Was Du siehst, ist Tech­nik und viel­leicht den einen oder ande­ren im Raum. Du aber wirkst auf alle Zuschau­en­den. Das heißt jetzt nicht, dass Du dich im Busi­ness-Dress vor Dei­nen Rech­ner set­zen soll­ten. Ach­te aber auf ange­mes­se­ne Klei­dung. Klei­dung, die Du auch tra­gen wür­dest, wenn Du dich per­sön­lich mit den Teil­neh­men­den tref­fen wür­dest. Übri­gens: Auch in vir­tu­el­len For­ma­ten kann es sinn­voll und gewünscht sein, die Web­Cams zu akti­vie­ren. Denn gera­de Ava­tare tun sich noch etwas schwer mit  der Kör­per­spra­che und die­ses wesent­li­che Ele­ment der Kom­mu­ni­ka­ti­on wol­len wir ja nicht ganz ver­lie­ren. Unab­hän­gig davon wol­len wir Dich ger­ne auch als Mensch und Per­sön­lich­keit kennenlernen.

Ver­su­che, Dich so zu pfle­gen, zu klei­den und zu beneh­men, als wür­dest Du dei­ne Mit­teil­neh­men­den per­sön­lich tref­fen. Denn auch im digi­ta­len Raum gilt: Es gibt kei­ne zwei­te Chan­ce für einen ers­ten Eindruck.

Entlasten, verstehen und achtsam sein

In einem pro­fes­sio­nel­len Fer­seh­stu­dio haben Mode­ra­to­ren Unter­stüt­zung durch erfah­re­ne Tech­ni­ker und Regis­seu­re. Das schafft ihnen den Frei­raum, sich auf ihre eigent­li­che Auf­ga­be kon­zen­trie­ren zu kön­nen. In digi­ta­len Work­shops liegt die gesam­te Auf­ga­ben­flut meist in weni­gen Hän­den. Dazu kommt, dass Ver­an­stal­ter die Arbeits­um­ge­bung der Teil­neh­men­den nicht ken­nen und dort häu­fig eine völ­lig hete­ro­ge­ne Umge­bung anzu­tref­fen ist. Wahr­neh­mungs­mög­lich­kei­ten von Mode­ra­to­ren und Teil­neh­men­den kön­nen ein­ge­schränkt, min­des­tens aber anders sein. Wäh­rend in Prä­sen­z­work­shops Bei­trä­ge von Betei­lig­ten und Arbeits­in­hal­te pro­blem­los par­al­lel erfasst und “ver­ar­bei­tet” wer­den kön­nen, sind wir in der digi­ta­len Welt schnell “lost”. Wir hören nicht, was hin­ter uns, links oder rechts pas­siert, weil es “hin­ter uns” etc. nicht gibt. Da häu­fig mit stumm­ge­schal­te­ten Mikro­fo­nen gear­bei­tet wird, sind Mode­ra­to­ren dar­auf ange­wie­sen, dass sich Teil­neh­men­de aktiv bemerk­bar machen, wenn Sie den Faden ver­lo­ren haben oder inhalt­li­che Fra­gen haben. Die Kon­zen­tra­ti­on auf die Tech­nik, den Inhalt, die didak­ti­sche Vor­ge­hens­wei­se und die “Bei­trä­ge” der Teil­neh­men­den kön­nen alle schnell über­for­dern. Ins­be­son­de­re dann, wenn es unter­schied­li­che Geschwin­dig­kei­ten und Rei­fe­gra­de im Team gibt. Ach­te des­halb auf ein für alle ange­mes­se­nes Tem­po, wenn mög­lich auf homo­ge­ne Vor­kennt­nis­se, ja defi­nie­re bei Bedarf Zugangs­vor­aus­set­zun­gen. Und bit­te: Helft Euch gegen­sei­tig, damit Euer Work­shop ein vol­ler Erfolg wird.

Set­ze, wo sinn­voll, Zugangs­vor­aus­set­zun­gen fest. Ein guter Work­shop kann nur gelin­gen, wenn die Vor­be­rei­tung und Qua­li­fi­zie­rung aller Teil­neh­men­den gesi­chert ist.

Störendes und Vertrauliches muss “draußen” bleiben

In Zei­ten von Home­schoo­ling und Home­of­fice ist es für vie­le schon schwer genug, ein Plätz­chen zu fin­den, an dem er oder sie sich in Ruhe und mit der not­wen­di­gen Kon­zen­tra­ti­on an einem digi­ta­len Event betei­li­gen kann. Jeder hat für die­se beson­de­re Situa­ti­on Ver­ständ­nis und den­noch gilt es gera­de des­halb, bestimm­te Grund­sät­ze ein­zu­hal­ten, damit ein Event geord­net ablau­fen kann. Sofern also kein akkus­ti­scher Bei­trag geleis­tet wer­den muss, emp­feh­len wir: Mikro­fon aus! Dann blei­ben auch uner­wünsch­te Neben­ge­räu­sche drau­ßen. Ach­te außer­dem bei ein­ge­schal­te­ter Web­Cam auf einen vir­tu­el­len oder ver­wa­sche­nen Hin­ter­grund. Die meis­ten gän­gi­gen Tools bie­ten die­se Funk­ti­on von Hau­se aus an. Denn manch­mal hängt hin­ter Dir das Flip­chart der let­zen Stra­te­gie­sit­zung oder ande­res Ver­trau­li­ches. Und wenn Du von Zuhau­se arbei­test, soll­test Du dir gut über­le­gen, wie­viel Dei­ner Pri­vat­sphä­re Du preis­ge­ben willst. Übri­gens: Für die Auf­zeich­nung und Ver­öf­fent­li­chung eines Events müs­sen alle Teil­neh­men­den ihr Ein­ver­ständ­nis erteilt haben. Das soll­te vor­zugs­wei­se schrift­lich erfol­gen. Ach­te dar­auf, dass über die Ver­an­stal­tung kei­ne zusätz­li­chen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten aus­ge­tauscht wer­den, wenn die­se auf­ge­zeich­net wird. Müs­sen trotz­dem Daten aus­ge­tauscht wer­den, so soll­te dies sepa­rat durch­ge­führt werden.

Ach­te auf Dei­nen Hin­ter­grund, auf den Daten­schutz und ins­be­son­de­re auf die Ein­wil­li­gungs­pflicht, wenn Du aufzeichnest!

Mit gegenseitiger Unterstützung geht es doppelt gut

In aller Regel hel­fen Dir sowohl der Mode­ra­tor als auch ver­sier­te Teil­neh­men­de ger­ne, wenn’s zwi­schen­durch mal ruckelt. Wir sind diver­se Teams und kom­men mit unter­schied­li­chen Vor­kennt­nis­sen und Affi­ni­tä­ten mit die­ser Tech­nik und ihren viel­fäl­ti­gen Mög­lich­kei­ten zusam­men. Wenn Du unsi­cher bist, dann frag doch, ob Du gemein­sam mit einem Kol­le­gen oder einer Kol­le­gin von einem Arbeits­platz aus teil­neh­men kannst. Das ist meis­tens über­haupt kein Pro­blem. Denkt nur dar­an, das Mikro­fon abzu­schal­ten, wenn ihr Euch gegen­sei­tig coacht.

Es ist noch kein Meis­ter vom Him­mel gefallen!

Fallback-Szenario entwickeln

Was tun, wenn eine Ver­an­stal­tung trotz inten­si­ver und sorg­fäl­ti­ger Pla­nung so nicht durch­führ­bar ist? Was sind die Kri­te­ri­en für einen end­gül­ti­gen Abbruch und gibt es alter­na­ti­ve tech­ni­sche Set­ups, die schnell akti­viert wer­den können?

Mach Dir als Betei­lig­ter einer digi­ta­len Ver­an­stal­tung immer bewusst, dass Stö­run­gen bei einem Anbie­ter von Netz­in­fra­struk­tur oder ande­re unvor­her­seh­ba­re Umstän­de, wie Strom­aus­fall oder schlicht ein Feu­er­alarm einer Ver­an­stal­tung den “Todes­stoß” ver­set­zen kön­nen. Das ist ins­be­son­de­re dann ärger­lich, wenn Teil­neh­men­de für den Ein­tritt zur Ver­an­stal­tung bezahlt haben. Schnell stellt sich dann die Fra­ge nach Scha­den­er­satz oder es ste­hen Rück­for­de­run­gen von Teil­neh­mer­bei­trä­gen im Raum. Pla­ne auch des­halb, wie Du mit sol­chen Situa­tio­nen umge­hen willst und ins­be­son­de­re, über wel­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le Du bei Stö­run­gen Dei­ne Teil­neh­men­den erreichst und über den wei­te­ren Ablauf infor­mie­ren kannst.

Das Wich­tigs­te an einem Fall­back-Sze­na­rio ist der alter­na­ti­ve Kommunikationskanal!

So einfach wie möglich, so komplex wie nötig

Am Bei­spiel von Grup­pen­ar­bei­ten  wird deut­lich, wie sich digi­ta­le For­ma­te von Prä­senz­for­ma­ten unter­schei­den: Wäh­rend Du in einem Prä­senz­mee­ting nur weni­ge Schrit­te gehen musst, um zwi­schen ver­schie­de­nen Arbeits­grup­pen zu wech­seln und spon­tan Klä­rungs­ge­sprä­che zu begin­nen, musst  Du in digi­ta­len Mee­tings zunächst tech­ni­sche Hür­den über­win­den — und kennen.

Ver­mei­de es des­halb, zu vie­le Tools gleich­zei­tig oder in Kom­bi­na­ti­on zu ver­wen­den. Nimm Kom­ple­xi­tät aus der Ver­an­stal­tung. Berei­te Inhal­te und Metho­den ein­fach auf und set­ze zur Unter­stüt­zung Co-Mode­ra­to­ren ein, die dann hel­fen kön­nen, wenn meh­re­re Grup­pen gleich­zei­tig beglei­tet wer­den müs­sen. Nut­ze Tools, die es Dir ermög­li­chen, dass ein­zel­ne Grup­pen unge­stört von­ein­an­der inhalt­lich arbei­ten kön­nen und die ein ent­spre­chen­des Zeit­ma­nage­ment für Grup­pen­ar­beit an Bord haben.

Ach­te auf eine gute Funk­tio­na­li­tät für Zeit­ma­nage­ment und Grup­pen­ar­beit und ver­wen­de mög­lichst weni­ge Tools gleich­zei­tig oder in Kombination!

Spielerische Umgebungen wollen erkundet sein

Eini­ge Tools ent­füh­ren die Teil­neh­men­den in eine neue Welt, die erkun­det wer­den will. Wenn man mit sol­chen For­ma­ten zum ers­ten Mal arbei­tet, ver­gisst man schnell den eigent­li­chen Sinn der Ver­an­stal­tung und wird zum “Explo­rer”. Als Ver­an­stal­ter eines sol­chen For­mats ist es wich­tig, die­sem Erkun­dungs­drang und dem spie­le­ri­schen Ein­stieg den nöti­gen Frei­raum zu geben. Dann kön­nen sich alle zum Beginn eines Work­shops oder eines Events wie­der auf den tat­säch­li­chen Sinn kon­zen­trie­ren. Trotz­dem braucht es ins­be­son­de­re in die­sen For­ma­ten kla­re Regeln und eine Funk­tio­na­li­tät im Tool, die es ermög­licht, wie­der zu einem dis­zi­pli­nier­ten Ablauf und zur Arbeit an den eigent­li­chen The­men zurückkehren.

Spie­le­ri­sche Lern- und Arbeits­um­ge­bun­gen sind kurz­wei­lig und fas­zi­nie­rend. Den­noch braucht es gera­de hier kla­re Regeln und “Ord­ner” für deren Einhaltung!

Abwechslung und Mehrwert sind die Erfolgsfaktoren

Genau­so wie in Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen kip­pen Dei­nen Teil­neh­mern schnell die Augen zu, wenn es lang­wei­lig wird oder zu viel Infor­ma­ti­on fron­tal ver­mit­telt wird. Und meis­tens bekommst Du davon gar nichts mit. Sor­ge für den rich­ti­gen Mix aus Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, Work­shop­ar­beit und Rege­ne­ra­ti­ons­pha­sen, auch über vir­tu­el­les Enter­tain­ment. Schaf­fe die Mög­lich­keit, dass auch im vir­tu­el­len Raum Netz­wer­ken und Dis­ku­tie­ren am Rand mög­lich ist. Für vie­le Men­schen war und ist das in Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen einer der wesent­li­chen Moti­va­ti­ons­grün­de, teilzunehmen.

Das Ergeb­nis und der Nut­zen Ihres Events müs­sen stim­men. Abwechs­lung und Mehr­wert hel­fen Dir, die Teil­neh­mer zu aktivieren!

Rekapitulieren und Feedback nutzen

Das Tol­le an bestimm­ten digi­ta­len For­ma­ten ist, dass Du allen auch sofort die Mög­lich­keit für Feed­back bie­ten kannst. Ver­giss den ver­schick­ten und müh­sam aus­ge­wer­te­ten Fra­ge­bo­gen. Nut­ze die Mög­lich­kei­ten moder­ner Tools, schnell und bar­rie­re­frei Mei­nun­gen, Bewer­tun­gen und Ideen ein­zu­sam­meln. Fra­ge ab, was Du beim nächs­ten Mal ver­bes­sern kannst und was unbe­dingt bei­be­hal­ten wer­den soll. Samm­le und struk­tu­rie­re digi­tal Ideen und gib die Mög­lich­keit, die­se zu bewer­ten. Dar­aus kannst Du dich toll inspi­rie­ren las­sen und Dei­nen nächs­ten digi­ta­len Event noch bes­ser vor­be­rei­ten. Bezie­he Dei­ne orga­ni­sa­to­ri­schen Erfah­rungs­wer­te ein und ver­fei­ne­re Abläu­fe und Inhal­te. Was lief gut, was kann man ver­bes­sern? Lässt sich Tech­nik opti­mie­ren oder kann durch ein ande­res Set­up zusätz­li­cher Mehr­wert gene­riert wer­den? Apro­pos Mehr­wert: Die­ser ent­steht vor allem auch für die Teil­neh­men­den. Näm­lich dadurch, dass Du allen im Nach­gang eines Events den Zugang zum Erar­bei­te­ten pro­blem­los und unbe­fris­tet ermög­li­chen kannst. Mit aktu­el­len Tools ist es ein Ein­fa­ches, in klei­ne­ren Teams oder als gesam­te Orga­ni­sa­ti­on jeder­zeit Arbeits­er­geb­nis­se wei­ter­zu­ent­wi­ckeln und in ganz kon­kre­te Pro­jek­te zu überführen.

Nach der Show ist vor der Show! Nie war es ein­fa­cher, Feed­back zu bekom­men und mit den Inhal­ten weiterzuarbeiten.

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